表单通常包含在一个屏幕上，因此人们很容易搞清楚它的逻辑并且行和栏的格子也比有一系列表格的典型的关系数据库更容易。表格数量太多，超过了人们想处理的数量，特别是对于那些没有经过正式IT培训的人来说更是如此。看看许多人如何还在电子邮件中使用Lotus Notes，而没有使用其它东西就知道了。由于我们多数都习惯于使用电子邮件，使用电子邮件作为传输系统并不那样费力。当三个人正在同一个表单或者数据库上工作的时候，就会使冲突发生变化。
有多少人正在向你的数据库增加/改变记录?有多少人只要做查询和报告?你如何防止同时进行的许多更新发生冲突?
如果你不用电子邮件到处发送表单，你的选择是什么?你有两个基本的方法。第一个方法是采用Alpha Five软件。这个软件有一些Web工具，标准版的价格是200美元。第二种方法是用1000美元购买Filemaker服务器版。不过，这两种软件是很容易安装和在整个互联网上使用的。
对于这两种产品，你需要利用在互联网服务提供商那里的一台托管的Windows或者Mac计算机，或者利用其它能够把你运行数据库的计算机与互联网连接起来的方法。你还需要学习其编程语言并且适应它们生成报告的方式。这种方法的优势是你将运行一个真正的数据库程序并且拥有最大的灵活性。但是，它在技能方面有很高的入门的成本，并且超出了你要处理的范围。下面是这些屏幕之一的一个例子，显示了你需要为Alpha Five理解的编程类型。
如果这两种产品需要的技能是非常困难的，你可能会选择第二种方法。第二种方法利用一家Web服务公司共享表单和表格数据。虽然谷歌Docs文件服务允许人们在文件级上协作，但是，我们需要的服务更复杂一些，能够识别单个的记录。目前至少有四种这样的服务：TrackVia服务每个用户每个月10 美元;DabbleDB服务每个用户每月8美元;Intuit公司的QuickBase服务每10个用户每月250美元;Blist.com每个用户每月10美元，加上一个管理员账户每月30美元。
利用这些服务，你能够创建一个账户，在5分钟之内把你的表单上载到账户。如果表单的第一行包含你的字段名称，你就基本上完成了。你可以用鼠标点击箭头图标迅速地排序任何栏目。你能够迅速找到重复的记录，创建一个邮件融合模板和你的网站的表格，所有这些操作只需点击几下鼠标就可以完成。
用户报告也很简单。此外，他们可以按照一个制定好的时间表通过电子邮件发布给你的协作者。增加拥有各种单独的许可证的协作者是非常简单的。在大约30分钟之内，你可以建立一个项目并且与你的团队一起工作。好消息是你不必是一个程序员，甚至不需要像程序员一样工作。你也不需要支付托管费用(这笔费用已经包含在服务中)。你需要做的就是用你的浏览器访问你的数据。
为了感觉一下都包含什么内容，上述所有四项服务都允许你在开始的时候使用免费的账户。在TrackVia的实例中，你可以免费使用14天，然后用你的信用卡付费。在dabbleDB的实例中，你可以永远使用免费的账户，假如你不担心你的数据会公开曝光的话。使用blist服务，你可以永远使用一个免费的消费者级别的账户。但是，它将把你的数据库限制在100MB容量以下。QuickBase服务向用户提供30天的免费试用期并且能够与10个人共享。因此，如果你在寻找仅仅支持几个协作者的服务的话，这个服务有点太昂贵了。
这四项服务每一项都有一些区别。这些区别包括如何把数据导入你的数据库、可用的报告类型、多少个不同的数据库以及每个账户允许多少存储空间。这是为什么要对每一项服务进行试用的最佳理由。你在试用的时候要考察对于你的工作方式最有意义的服务是什么，必须拥有的功能是什么，在不知道任何真正的HTML代码的情况下你能够使用到什么程度等。
让我们举一个如何在TrackVia服务中向你的数据库导入数据的例子。当你创建一个新的数据库的时候，你将看到三个选择，就像在下面的屏幕中看到的那样：
你可以上载一个表单。如果你用鼠标点击“查看提示”的链接，你将看到一个提示列表和如果做这个事情的指南。如果你的数据是CSV文件格式，你在把这些数据导入到TrackVia服务之前首先要把这些数据转换为Excel格式。其它一些服务允许你直接导入CSV文件，或者从你的桌面或者网站剪切和粘贴数据。你还可以选择开始使用一个样本数据库模板。TrackVia服务提供了十几种不同的模板。假如你选择这个合同模板。接下来，你可以使用标准的 Web格式每一次增加一个合同记录或者使用导入工具导入那个表单。
TrackVia还有一个监视一个特殊的电子邮件收件箱的有趣的选择。这个收件箱将收集新的数据库记录并且自动发布这个信息。如果你使用这个电子邮件收集工具，你将看到一系列的屏幕，包括你可以用来创建新的功能的下面的屏幕。你可以让你的电子邮件创建新的记录或者更新现有的记录。
